Trong thời đại công nghệ số, tổng đài Cloud đã trở thành giải pháp tối ưu giúp doanh nghiệp quản lý giao tiếp với khách hàng một cách hiệu quả, tiết kiệm chi phí và linh hoạt. Không chỉ thay thế các hệ thống tổng đài truyền thống cồng kềnh, tổng đài cloud còn mang lại sự tiện lợi, dễ dàng mở rộng và tích hợp với các công cụ hiện đại. Sau đây là những thông tin mà doanh nghiệp cần nắm để ứng dụng tốt tổng đài cloud vào quá trình vận hành của doanh nghiệp!
Giới thiệu tổng quan tổng đài Cloud
Tổng đài Cloud, còn được gọi là Tổng đài ảo, là một giải pháp giao tiếp tiên tiến dựa trên công nghệ đám mây. Thay vì sử dụng hệ thống tổng đài truyền thống dựa trên các thiết bị vật lý, Tổng đài Cloud sử dụng phần mềm và hạ tầng đám mây để cung cấp các tính năng và dịch vụ quản lý cuộc gọi.
Nguyên lý vận hành tổng đài cloud
Nguyên lý vận hành tổng đài Cloud được xây dựng dựa trên cơ sở của công nghệ đám mây và giao thức VoIP (Voice over Internet Protocol). Tổng đài Cloud vận hành dựa trên một số nguyên lý như sau:
Hạ tầng đám mây
Tổng đài Cloud được triển khai trên nền tảng đám mây, có nghĩa là các thành phần của tổng đài (như máy chủ, phần mềm, dữ liệu) được lưu trữ và quản lý trên các máy chủ ảo trong một môi trường đám mây. Điều này giúp đảm bảo tính linh hoạt, khả năng mở rộng và sẵn sàng sử dụng cao.
Kết nối Internet
Tổng đài Cloud sử dụng kết nối Internet để truyền dữ liệu âm thanh và tín hiệu cuộc gọi. Thông qua giao thức VoIP, cuộc gọi được chuyển đổi thành gói dữ liệu và truyền qua mạng Internet từ nguồn gọi đến đích gọi. Điều này cho phép truyền cuộc gọi không giới hạn địa lý và giảm chi phí liên lạc quốc tế.
Quản lý từ xa
Tổng đài Cloud có thể được quản lý từ xa thông qua giao diện quản trị web. Quản trị viên có thể thực hiện cấu hình, giám sát và điều khiển các tính năng và máy nhánh từ bất kỳ đâu có kết nối Internet. Điều này giúp tiết kiệm thời gian và công sức cho việc quản lý và duy trì tổng đài.
Tổng Đài điện thoại Cloud cho phép doanh nghiệp tổ chức và quản lý cuộc gọi từ nhiều địa điểm khác nhau thông qua một hệ thống duy nhất. Bất kỳ thiết bị kết nối internet, như điện thoại IP, máy tính hoặc điện thoại di động, đều có thể truy cập vào hệ thống Tổng Đài VoIP. Điều này giúp nhân viên làm việc từ xa hoặc từ các chi nhánh khác nhau có thể kết nối và thực hiện cuộc gọi một cách dễ dàng.
Các tính năng của tổng đài Cloud
- Quản lý trực tuyến: Quản trị viên có thể thực hiện mọi thay đổi với hệ thống điện thoại, như thêm người dùng, tạo nhóm đổ chuông, chỉ định số điện thoại hay xem xét báo cáo cuộc gọi và báo cáo bán hàng từ cổng trực tuyến. Nhân viên có thể đăng nhập vào hệ thống để kiểm tra thư thoại và xem danh bạ công ty để thiết lập tuyến chuyển tiếp cuộc gọi.
- Đổ chuông theo nhóm: Nhóm đổ chuông được sử dụng để sắp xếp nhân viên thành từng nhóm theo công việc của họ hoặc bộ phận riêng. Ví dụ: nhóm bán hàng có thể đổ chuông riêng để khách hàng gọi điện nói chuyện với người đại diện, những người trong nhóm đổ chuông đó đều nhận được thông báo.
- Thư thoại đến email: Tính năng này cho phép bạn gửi tập tin đến hộp thư của nhân viên.
- Hàng đợi cuộc gọi: Hàng đợi giúp quản lý dòng cuộc gọi bằng cách sắp xếp người gọi vào một hàng hoặc giữ cho đến khi có nhân viên để nhận cuộc gọi đó.
- Gọi không giới hạn: Điều này cho phép nhân viên thực hiện không giới hạn các cuộc gọi mà không cần trả thêm cước phí.
- Hội nghị truyền hình / website: Người dùng có thể chia sẻ màn hình để cùng xem và thảo luận về tài liệu cần trình bày, lưu trữ bản ghi các cuộc họp. Mặc dù dung lượng cuộc gọi phụ thuộc vào các nhà cung cấp, một số nhà cung cấp sẽ cho phép bạn có tới 1.000 người dùng trong cùng một cuộc gọi.
- Nhắn tin nhanh: Tính năng này cho phép người dùng hệ thống gửi tin nhắn trực tuyến cho đồng nghiệp nhanh chóng, tiện lợi.
- Tiếp viên tự động: Tiếp viên tự động về cơ bản là lễ tân ảo để trả lời cuộc gọi và chuyển người gọi đến những line phù hợp. Ví dụ: một khách hàng gọi đến có thể nghe một nhân viên tự động trả lời “ Nhấn phím 1 để gặp bộ phận kỹ thuật, phím 2 để gặp bộ phận CSKH hoặc phím 3 để gặp lễ tân”
- Quay số mở rộng: Thay vì bấm gọi số điện thoại của toàn bộ nhân viên, bạn có thể bấm một vài số để kết nối với đồng nghiệp.
- Gọi hội nghị truyền hình: Bạn có thể tổ chức cuộc gọi với hàng trăm hoặc thậm chí hàng nghìn người tham gia cùng lúc với nhiều tính năng cuộc gọi hữu ích.
Ứng dụng của tổng đài Cloud trong doanh nghiệp
Những năm gần đây, doanh nghiệp đã chứng kiến một xu hướng ngày càng gia tăng trong việc áp dụng tổng đài cloud để thúc đẩy quá trình chuyển đổi số. Tổng đài cloud, còn được gọi là tổng đài điện thoại dựa trên đám mây, đem lại nhiều lợi ích và cơ hội cho các doanh nghiệp trong việc tối ưu hoá hoạt động kinh doanh của mình. Dưới đây là một số ứng dụng tổng đài Cloud trong doanh nghiệp:
Hệ thống quản lý cuộc gọi
Tổng đài Cloud có thể được sử dụng như một hệ thống quản lý cuộc gọi tổng thể trong doanh nghiệp. Nó cho phép quản lý và điều phối cuộc gọi đến các bộ phận và nhân viên tương ứng, tạo ra trải nghiệm tốt hơn cho khách hàng và nâng cao hiệu suất làm việc.
Chăm sóc khách hàng
Tổng đài Cloud giúp doanh nghiệp xây dựng một trung tâm chăm sóc khách hàng hiệu quả. Các tính năng như IVR (Interactive Voice Response) và tự động chuyển hướng cuộc gọi giúp khách hàng được phục vụ nhanh chóng và chuyên nghiệp. Đồng thời, tích hợp với các công cụ CRM (Customer Relationship Management) giúp cung cấp thông tin khách hàng và quản lý tương tác với khách hàng một cách tốt hơn.
Gọi tổng đài trong tổ chức
Tổng đài Cloud cung cấp cho doanh nghiệp khả năng gọi tổng đài nội bộ giữa các nhân viên và bộ phận khác nhau. Điều này giúp cải thiện liên lạc và tương tác trong tổ chức, đồng thời tiết kiệm chi phí liên lạc nội bộ.
Gọi quốc tế và quốc nội
Với tính năng VoIP, tổng đài Cloud cho phép doanh nghiệp gọi điện quốc tế và quốc nội một cách tiết kiệm và thuận tiện. Không cần sử dụng các đường truyền điện thoại truyền thống, tổng đài Cloud sử dụng mạng Internet để truyền cuộc gọi, giúp giảm chi phí liên lạc quốc tế và quốc nội.
Tại sao ứng dụng tổng đài Cloud giúp doanh nghiệp bắt kịp xu hướng thị trường trên đường đua chuyển đổi số?
Ứng dụng tổng đài cloud đóng vai trò quan trọng trong quá trình chuyển đổi số của các doanh nghiệp, giúp chúng bắt kịp và thậm chí vượt qua xu hướng thị trường hiện tại.
So với việc triển khai một hệ thống tổng đài truyền thống, ứng dụng tổng đài Cloud giúp doanh nghiệp tiết kiệm được nhiều chi phí. Không cần đầu tư vào phần cứng đắt tiền và việc duy trì hệ thống, doanh nghiệp chỉ cần trả phí dựa trên mô hình dịch vụ (SaaS) hàng tháng hoặc hàng năm. Điều này giúp doanh nghiệp sử dụng nguồn lực tài chính linh hoạt hơn cho các hoạt động kinh doanh khác.
Ứng dụng tổng đài Cloud cung cấp nhiều tính năng và chức năng mạnh mẽ để nâng cao trải nghiệm khách hàng. Nó có thể tích hợp với các công nghệ khác như CRM (Quản lý quan hệ khách hàng), tổng đài video, chatbot và tích hợp dữ liệu khách hàng. Điều này giúp doanh nghiệp tăng cường khả năng giao tiếp với khách hàng và tối ưu hóa quy trình kinh doanh.
Trong thời đại công nghệ số và xu hướng làm việc từ xa ngày càng phổ biến, ứng dụng tổng đài Cloud cho phép nhân viên làm việc từ bất kỳ đâu, chỉ cần có kết nối internet. Điều này rất hữu ích trong việc nâng cao sự linh hoạt và hiệu quả của đội ngũ nhân viên.
Nâng tầm chất lượng cuộc gọi – Tối ưu hiệu quả bán hàng & chăm sóc khách hàng. Khởi tạo tổng đài doanh nghiệp ngay hôm nay!
https://ngocthien.one/tong-dai-cloud-giai-phap-nghe-goi-gia-re/